Igaz, hogy az internet korában már jóval kevesebb levelet kell írnunk, de még így is jól jön, ha tudjuk hogyan kell. Hivatalos ügyekben még mindig ez az egyik alapvető kommunikációs forma, valamint egy e-mail esetében is hasonló - ám kötetlenebb - formai elvek érvényesülnek.

Ebben az írásban mi most főként a formai dolgokra fogunk koncentrálni, de ettől még jó pár egyéb információt is megosztunk majd.

Minek kell érvényesülni minden levél esetében?

Mint minden szöveg esetében, úgy itt is figyelnünk kell a következőkre:

  • a hangnemre, attól függően, hogy milyen a levél típusa,
  • a nyelvezet legyen egyszerű és könnyen érthető,
  • a helyesírási, gépelési hibákat kerüljük.

Milyen típusú levelek vannak?

Összességében három féle levél típust különböztetünk meg.

Hivatalos levelek írása

A hivatalos levél esetén a megszólítás “Tisztelt + teljes név + pozíció!” kell hogy legyen. Ugyanez igaz a lezárásra is, itt “Tisztelettel: + teljes név + pozíció” a helyes sorrend. Az előzőekből következik, hogy csak keresztnevet nem használhatunk, kizárólag teljes nevet és/vagy pozíciót. A hivatalos levelek nyelvezete sokkal szárazabb és kötöttebb, értelemszerűen az udvarias, következetes szóhasználat elvárt.

Hagyományos - postai úton feladott - levél esetén a feladó neve, annak beosztása (munkahely neve), címe mindig a bal felső sarokba kerül. A címzett adatai mindig a feladó neve alá kerülnek, szintén balra. Opciónálisan használhatunk tárgyat is, de nem fontos. A megszólítást általában középre zárjuk, de már elfogadott a balra zárás is. A bekezdésekre - azok behúzására - figyeljünk. A keltezés balra zárva a törzsszöveg alatt legyen, helységnév, dátum sorrenddel. A keltezés alá középre, vagy jobbra zárva kerül a feladó neve, amit érdemes kézzel is aláírni.

E-mail esetén könnyebb dolgunk van, mivel itt a mezők fixek (mint a tárgy). A törzsre vonatkozó szabályok ugyanazok, mint a hagyományos levél esetében. A feladót és a címzettet értelemszerűen azonosítja az e-mail cím.

Félhivatalos levelek írása

A félhivatalos levél a hivatalos és a baráti között helyezkedik el. Itt a megszólítás és a lezárás is kissé kötetlenebb, barátibb, mint a “Tisztelt/Kedves!”, valamint a “Tisztelettel:, Üdvözlettel:”. Ezt a levél formát általában a szolgáltató egységeknél, vagy kevésbé ismerős személyeknél szoktuk használni.

Baráti levelek írása

A baráti levél közvetlen, így nincs kommunikációt sem feszélyezi a hivatalos nyelv, sokkal szabadabb. Megszólításkor a “Kedves + keresztnév,” egy tökéletes párosítás. Figyeljünk rá, hogy ebben az esetben a megszólítást nem felkiáltójel, hanem vessző követi. Lezárásnál használjunk egy hétköznapi elköszönést, mint a(z) “Üdv:, Üdvözlettel:, Köszönöm:” és így tovább.

Ha a leveledet postára szeretnéd adni, akkor a levélcímzésben is a segítségedre lehetünk! Olvasd el cikkünket a postai levél helyes címzéséről!

Jól írni fontos és hasznos az élet minden területén Coleman-Liau Olvashatósági Index