Napjaink egyik fő kommunikációs formája az email. Legyen szó munkáról, magánügyekről, esetleg egy panaszról sok esetben az e-mailhez nyúlunk. Ez érthető is, hiszen így kommunikálni kényelmes és viszonylag gyors.

Az hogy mennyire is népszerű ez az üzenetküldési forma meglepő lehet. Igaz, hogy a magánéletünkben főként mi kapunk számos üzenetet - esetleg spam formájában is -, de egy munkahelyen, már mi is küldők leszünk. Számos esetben kritikus, hogy az általunk írt üzenet mennyire érthető a fogadó fél számára, különösen egy munkahelyen. Tudván ezt, úgy gondoljuk szükséges, hogy kicsit jobban megismerkedjünk az e-mail írás szabályaival.

Habár igaz, hogy a munka világában fontosabb az itt leírt információ, de a hétköznapokban is hasznát vesszük, így mindenkinek ajánljuk!

Törekedjünk az egyszerűségre

Az e-mailnek egyszerűnek, tömörnek és érthetőnek kell lennie. A mondatok legyenek rövidek és lényegretörőek.

Az egyszerűség azt is jelenti, hogy csak akkor küldjünk üzenetet, ha valóban szükséges. Ez munkahelyen lehet stresszes, amikor 30 olvasatlan levelünk lesz egy szabadnap után és annak fele felesleges. Küldés előtt validáljuk annak szükségességét.

A tárgy mező nem csak nekünk hasznos

Ha egyszer rászoksz arra, hogy hatékony tárgy sort írj az üzeneteidhez, akkor nincs visszaút. Az e-mail programok felépítéséből adódik, hogy a fogadó a feladót és a tárgy mezőt látja. A tárgy olyan, mint egy szalagcím, ez kelti fel az érdeklődést. Legyen pontos és lényegre törő.

Figyeljünk a stílusra és a nyelvezetre

Szöveges kommunikáció esetén hátrányból indulunk, mivel a fogadó nem látja a non-verbális jeleinket. Ez sokszor félreértésekhez vezethet ezért erre kiemelten figyelj. Ne legyél követelőző, legyél udvarias - az emailek nagy része kérés, vagy kérdés -, mindig köszönd meg, ha kérsz valamit. Mindezek mellett ne legyél trehány, kövesd a hagyományos levél szerkezeti formáját és ne hagyd le az aláírásod csak azért, mert így gyorsabb.

Ellenőrizzük a helyesírást

Magunk ellenőrzése nem csak a szövegezésnél, de az írás minőségénél is fontos. Céges környezetben, egy levélben a főnökünknek hatványozottan igaz. A helyesírásra és a formára is figyeljünk, kerüljük a szóismétléseket. Az átnézésre további tippeket itt találsz!

Coleman-Liau Olvashatósági Index Automated Readability Index